Fastighetsbolag spar miljoner med digital nyckelhantering

/Local/assaabloyopeningsolutionsSE/Nyheter_Press/8d375e8e1ef00349_800x800ar.jpg

Tack vare digitalt nyckelhanteringssystem har Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) kunnat minska kostnaden för sin hantering av servicenycklar från sju till två miljoner kronor om året. Samtliga 600 förskolor och skolor ska utrustas med nyckelskåp från Traka i kombination med CLIQ-nycklar. Installationen är i full gång och beräknas vara klar hösten 2019.

I SISABs fastigheter finns cirka 600 förskolor, grundskolor och gymnasier i Stockholm, från Kista i norr till Farsta i söder. Det gör SISAB till en av Sveriges största fastighetsägare. Totalt äger och förvaltar bolaget 1,8 miljoner kvadratmeter lokaler. Där vistas cirka tvåhundratusen barn, unga och vuxna dagligen. Lokalytan motsvarar hela fem Gamla stan i Stockholm.

 

På en skola är det inte ovanligt att mellan 20-30 entreprenörer dagligen utför olika typer av underhålls- eller besiktningsarbeten. Då kan en vaktmästare få ägna upp till två timmar dagligen åt att ta emot entreprenörer, öppna och stänga dörrar eller lämna ut och ta emot nycklar. All hantering har hittills skett centralt och manuellt med nyckelkvittenslistor, där namn och telefonnummer registreras när entreprenören visat upp sitt ID06-kort.

 

Fokus på verksamheten i och med digitalisering

Genom ett samarbete mellan ASSA ABLOY och Traka är all nyckelhantering nu digital och all manuell hantering historia. Interna processer förändras och blir mera effektiva. För SISABs del innebär det att vaktmästarens roll kan återgå till att stötta elever och lärare på olika sött och säkerställa att skolans byggnader är trygga och fungerar som de ska för verksamheten.

 

Digitala arbetsorder förenklar processer

I och med digitalisering kan interna processer förenklas. Numera skickar SISAB ut en digital arbetsorder till entreprenörernas mobiltelefon när de fått en felanmälan från en skola. Entreprenören kan åka direkt till den fastighet där jobbet ska utföras, hämta nyckeln själv på plats med sin digitala legitimation, vanligen ID06, och får sedan tillgång till fastigheten med den aktuella entreprenörens behörighet.

 

I och med att behörigheterna styrs digitalt kan man snabbt och enkelt styra så att rätt person får rätt tillträde. Det innebär även att man vid behov även snabbt kan spärra en person. För entreprenörerna innebär det en stor tidsbesparing att kunna åka direkt, jämfört med att åka till SISABs huvudkontor för att hämta nycklar inför varje serviceuppdrag. Den minskade tidsåtgången innebär också att tiden för att få felet åtgärdat blir kortare. Det uppskattas av den personal och de elever som vistas i lokalerna. 

 

Minskade kostnader och tidsåtgång

För fastighetsägaren blir det i och med lösningen enklare att få insyn på tidsåtgången för respektive uppdrag. För SISAB innebär det att kostnaden blir också lägre för SISAB eftersom entreprenörens restid blir kortare. Även de så kallade bomkörningarna, då teknikern inte kunnat ta sig in i fastigheten eller fått fel nyckel, blir färre.

Läs mer: Så hjälper CLIQ® och TRAKA SISAB att spara miljoner och ton varje år

Skulle nyckeln inte vara återlämnad finns möjlighet att automatiskt få email skickat till entreprenören som en påminnelse. Historiskt tog detta mycket tid med att ringa och påminna personen ifråga jämfört med idag. Så även detta är ett resultat av digitaliseringen.

 

Bättre kontroll och ökad säkerhet

Då får entreprenören enbart åtkomst till de utrymmen han/hon behöver för sitt jobb. Det ökar säkerheten. Till utrymmen för exempelvis hissar eller starkström är det extra viktigt att endast behöriga personer får tillträdde. När jobbet sedan är klart återlämnas nyckeln i nyckelskåpet. Då får SISAB samtidigt en bekräftelse på att arbetet är utfört och får även veta tidsåtgången. I nyckelskåpet är alla nycklar registrerade och användningen loggas automatiskt utan manuell nyckelkvittens på papper. Det skapar trygghet då de ansvariga alltid vem som använt en viss nyckel och var någonstans den använts.

 

Sparar fem miljoner om året

Innan digitala nyckelhanteringen infördes kom nycklar ofta på drift. Det skapade osäkerhet inom verksamheten och för de ansvariga. Som följd tvingades SISAB ibland också byta låssystem. Det var onödiga kostnader som de nu slipper. Även själva manuella nyckelhantering är både resurs- och tidskrävande, särskilt om det finns olika låssystem i fastigheterna så blir det många nycklar i omlopp. Risken är då stor att fel nycklar lämnas ut, att nycklar inte lämnas tillbaka eller kommer bort. Om något incident inträffat vet man inte vet vem som senast hade en viss nyckel.

 

Att ersätta mekaniska lås med elektromekaniska sådana underlättar även nyckelhanteringen. Med en digital lösning får man en förenklad process kring hanteringen och på samma gång spårbarhet. Lösningen från Traka är ett mera kostnadseffektivt alternativt och utmärkt för företag med ett frekvent servicebehov i många utspridda fastigheter då det omfattar mycket bilåkande.  

 

Kontroll på behörigheter och tillträde ger ökad säkerhet

Olika behörigheter kan enkelt styras och schemaläggas. En viss servicetekniker får till exempel tillgång till nyckelskåpet mellan kl 07.00 och 16.00 alla vardagar. En annan endast en viss tid en viss dag. Handlar det om akut felavhjälpning kan jourteknikern få sin behörighet på distans från den som ansvarar för nycklarna.

 

Nya processer hjälper miljön

Inte minst i storstäder som Stockholm med ofta förekommande vägarbeten och långa bilköer. Men, även i glesbygd, där avstånden istället ofta är stora, kan man spara tid och pengar på minskat resande. Minskat bilåkande gynnar även miljön, tack mindre CO2-utsläpp 

 

Enkel digital nyckeladministration

Med Traka nyckelhantering kan nycklarna administreras både på skärmen som off-line eller online via programvaran Traka Web som möjliggör nyckeladministration via laptop, läsplatta eller telefon. Det ger en säker och stabil lösning som klarar av både strömavbrott och nätverksproblem. Alla uppgifter om användarna, deras behörigheter samt alla nycklar och nyckelknippor hanteras digitalt i programvaran. Samtliga händelser lagras helt utan manuell kvittering eller uppdatering av pärmar vid förändringar.

 

Själva nyckelskåpen är enkla att hantera via inbyggd skärm och inloggningen sker med kortläsare, för exempelvis ID06-kort eller kort från fastighetens passersystem. Nyckelskåpen från Traka rymmer allt från fem nyckelknippor till flera hundra och sitter säkert med låsta nyckelpositioner och robust nickelpläterad ifob.